Egy új iroda kialakítása vagy a meglévő munkakörnyezet megújítása minden vállalkozás számára fontos beruházás. Az irodabútorok kiválasztása azonban sokszor háttérbe szorul, és egyszerű beszerzési feladatként kezelik: kiválasztják a megfelelőnek tűnő asztalokat, székeket és tárolókat, majd leadják a rendelést.
A valóságban azonban az irodabútor vásárlás jóval többet jelent néhány esztétikus berendezési tárgy kiválasztásánál. Meghatározza, hogyan dolgoznak a kollégák, mennyire használható ki az iroda alapterülete, milyen benyomást kelt a vállalkozás az ügyfelekben, és hosszú távon milyen költségekkel kell számolni.
Egy rossz döntés évekre meghatározhatja a munkakörnyezetet. Egy jól átgondolt beruházás viszont támogatja a hatékony munkavégzést, alkalmazkodik a vállalkozás működéséhez, és hosszú távon is értéket képvisel.
Összegyűjtöttük azt az öt leggyakoribb hibát, amelyet cégek irodabútor vásárlás során elkövetnek és azt is megmutatjuk, hogyan kerülhetők el.
1. Csak az árat nézik, nem a teljes élettartamot
A költségkeret természetesen minden beruházásnál fontos szempont, de az irodabútorok esetében kizárólag az ár alapján dönteni ritkán vezet jó eredményre. Egy iroda napi használatban van. Az asztalok, tárolók és egyéb bútorok folyamatos terhelésnek vannak kitéve, ezért nem mindegy, milyen alapanyagokból készülnek, milyen szerkezeti megoldásokat alkalmaznak, és mennyire bírják a mindennapi igénybevételt.
Az olcsóbb megoldások elsőre kedvezőbbnek tűnhetnek, de ha néhány év múlva cserére szorulnak, javítani kell őket, vagy már nem felelnek meg a vállalkozás igényeinek, a kezdeti megtakarítás könnyen többszörös kiadássá válhat. Érdemes ezért nem azt kérdezni, hogy melyik a legolcsóbb irodabútor, hanem azt, hogy melyik nyújtja a legjobb értéket hosszú távon. A minőségi anyagok, az átgondolt kivitelezés és a tartós szerkezet olyan szempontok, amelyek éveken keresztül megtérülnek.
2. Nem az iroda adottságaira választanak bútort
Sok vállalkozás szabvány méretű bútorokból próbálja berendezni az irodáját. Ez egyszerű megoldásnak tűnik, de gyakran kompromisszumokhoz vezet. Előfordul, hogy túl nagy asztalok szűkítik a közlekedőtereket, kihasználatlan sarkok maradnak, vagy éppen túl kicsi munkafelületek nehezítik a napi feladatokat. Ezek a problémák nemcsak a komfortérzetet rontják, hanem a munkaszervezést is megnehezíthetik. Minden iroda más. Mások a helyiség méretei, a munkafolyamatok, a dolgozói létszám és az elvárások is. Ezért érdemes már a tervezés során felmérni, hogyan használják majd a teret a munkatársak, és ehhez igazítani a bútorokat.
Az egyedi gyártás egyik legnagyobb előnye éppen az, hogy nem a cég alkalmazkodik a bútorokhoz, hanem a bútor készül az iroda adottságaihoz. Így a rendelkezésre álló hely jobban kihasználható, és egy rendezettebb, átláthatóbb munkakörnyezet alakítható ki.
3. Nem a munkafolyamatokhoz választanak irodai asztalt
Az irodai asztal az egyik legfontosabb munkaeszköz, mégis gyakran csak méret vagy ár alapján választják ki. Pedig egy könyvelő, egy ügyfélszolgálati munkatárs, egy grafikus vagy egy vezető teljesen eltérő munkakörnyezetet igényel. Más mennyiségű eszközzel dolgoznak, eltérő tárolási igényeik vannak, és a munkafolyamatok is különböznek.
Érdemes átgondolni például:
- mekkora munkafelületre van szükség,
- hány monitort használnak a kollégák,
- szükség van-e tárgyalásokra vagy közös munkavégzésre,
- hogyan helyezhetők el kényelmesen a technikai eszközök.
A jól megválasztott irodai asztal nemcsak kényelmesebb munkát biztosít, hanem hozzájárul a rendezettebb munkakörnyezethez és a hatékonyabb napi működéshez is.
4. Figyelmen kívül hagyják az ergonómiát
Az ergonomikus munkakörnyezet ma már nem extra szolgáltatás, hanem egy jól működő iroda alapja. A munkatársak naponta hosszú órákat töltenek az íróasztaluknál, ezért fontos, hogy a munkafelület megfelelő magasságú legyen, elegendő hely álljon rendelkezésre az eszközök számára, és a bútorok támogassák a kényelmes munkavégzést.
Az ergonómia nem kizárólag egészségügyi kérdés. Egy jól kialakított munkaállomás segíti a koncentrációt, csökkenti a felesleges mozdulatokat, és komfortosabb munkakörnyezetet teremt. Ezek a szempontok hosszú távon a munkavégzés hatékonyságában is megmutatkoznak. Az irodabútor kiválasztásakor ezért érdemes nemcsak a megjelenést, hanem a használhatóságot is figyelembe venni.
5. Nem kérnek szakértői segítséget már a tervezés elején
Sok vállalkozás csak akkor fordul szakemberhez, amikor már kiválasztotta a bútorokat. Pedig a legfontosabb döntések jóval korábban születnek meg. Már az iroda tervezése során érdemes átgondolni, milyen munkafolyamatokat kell kiszolgálnia a térnek, mekkora munkaállomásokra van szükség, és hogyan lehet a rendelkezésre álló helyet a leghatékonyabban kihasználni.
Egy gyártói háttérrel rendelkező partner ebben is segítséget nyújt. Nem csupán termékeket ajánl, hanem figyelembe veszi az iroda méreteit, a vállalkozás működését és a hosszú távú igényeket is. Ennek eredménye egy olyan munkakörnyezet lehet, amely nemcsak jól néz ki, hanem a mindennapi működést is támogatja.
Mire érdemes figyelni irodabútor vásárlás előtt?
Mielőtt döntést hoz, érdemes végiggondolni néhány alapvető kérdést:
- Valóban megfelelő lesz a kiválasztott bútor 5–10 év múlva is?
- Illeszkedik az iroda méretéhez és elrendezéséhez?
- Támogatja a munkafolyamatokat és a kollégák mindennapi munkáját?
- Kényelmes és ergonomikus munkakörnyezetet biztosít?
- Lehetőség van későbbi bővítésre vagy átalakításra?
Ha ezekre a kérdésekre már a tervezés során választ talál, jó eséllyel olyan irodát alakíthat ki, amely hosszú távon is kiszolgálja vállalkozása igényeit.
Egy jól megtervezett iroda hosszú távú befektetés
Az irodabútor vásárlás nem csupán arról szól, hogy megtaláljuk a megfelelő asztalt vagy tárolót. Sokkal inkább arról, hogy olyan munkakörnyezetet hozzunk létre, amely támogatja a hatékony működést, kényelmes a munkatársak számára, és együtt fejlődik a vállalkozással. A HelloOffice-nál gyártóként és irodabútor-szakértőként abban hiszünk, hogy a jó megoldás mindig a tervezéssel kezdődik. Az egyedi igényekhez igazított bútorok, a megfelelő anyagválasztás és az átgondolt kialakítás nemcsak esztétikus irodát eredményeznek, hanem hosszú távon is értéket teremtenek a vállalkozás számára.
Minden iroda más, ezért hisszük, hogy a jó megoldás a megfelelő tervezéssel kezdődik. Ha irodabútor vásárlás előtt áll, keresse bizalommal a HelloOffice munkatársait, hogy együtt megtaláljuk az Ön vállalkozásához leginkább illő megoldást.