Egy új iroda kialakítása izgalmas mérföldkő egy vállalkozás életében, ugyanakkor rengeteg döntéssel jár. Az irodaköltözés során nemcsak azt kell megtervezni, hogyan kerülnek át a munkatársak és az eszközök az új helyre, hanem azt is, hogyan fog működni az iroda a mindennapokban.
Az iroda bútorozása pedig jóval több annál, mint hogy kiválasztjuk az asztalokat és székeket, majd elhelyezzük őket az új helyiségben. A megfelelő irodabútor hatással van a tér kihasználhatóságára, a munkafolyamatokra, a komfortérzetre és arra is, hogy az iroda később mennyire lesz könnyen alakítható.
Éppen ezért érdemes már jóval a költözés előtt elkezdeni a tervezést.
Az alábbi checklist segít abban, hogy ne maradjon ki egyetlen fontos szempont sem az új iroda bútorozásakor.
1. Mérje fel az új iroda adottságait
Mielőtt egyetlen irodabútort is kiválasztana, érdemes alaposan megismerni az új helyiséget. Nem elég tudni az iroda alapterületét. Fontos az alaprajz, a helyiségek pontos mérete, az ajtók és ablakok helye, az oszlopok, radiátorok, valamint a közlekedési útvonalak is. Érdemes azt is megvizsgálni, hol találhatók elektromos csatlakozások és internetes kiállások, hiszen ezek jelentősen befolyásolhatják a munkaállomások elhelyezését.
Checklist:
- Megvan a pontos alaprajz?
- Ismerjük a helyiségek pontos méreteit?
- Felmértük az ajtók és ablakok helyét?
- Megterveztük a közlekedési útvonalakat?
- Tudjuk, hol vannak a konnektorok és egyéb csatlakozási pontok?
Egy rosszul megtervezett elrendezés később komoly kompromisszumokat okozhat. Egy jól megtervezett iroda viszont a rendelkezésre álló terület minden négyzetméterét hatékonyabban használja ki.
2. Tervezze meg az irodát a munkafolyamatokhoz
Az új iroda kialakításakor könnyű beleesni abba a hibába, hogy először kiválasztjuk a bútorokat, és csak utána próbáljuk elhelyezni őket. Érdemes inkább fordítva gondolkodni. Először azt kell meghatározni, hogyan működik a vállalkozás, és milyen munkafolyamatokat kell kiszolgálnia az irodának. Más igényeket támaszt egy könyvelői vagy adminisztratív munkakör, mint egy kreatív csapaté. Egy vezetői iroda, egy közös munkatér és egy tárgyaló szintén teljesen más kialakítást igényel.
Gondolja végig:
- Hány munkatárs dolgozik az új irodában?
- Milyen munkakörök vannak?
- Melyik munkát végzik önállóan és melyiket közösen?
- Szükség van tárgyalóra?
- Kell külön vezetői iroda?
- Milyen gyakran dolgoznak együtt a munkatársak?
Ha ezekre előre választ ad, sokkal könnyebb lesz megtalálni a megfelelő irodai asztalokat, munkaállomásokat és egyéb irodabútorokat.
3. Tervezze meg a munkaállomásokat és az irodai asztalokat
A munkaállomás az iroda egyik legfontosabb eleme. A munkatársak naponta több órát töltenek itt, ezért nem mindegy, mekkora munkafelület áll rendelkezésükre, hogyan helyezkednek el az eszközök, illetve mennyi hely marad körülöttük. Az irodai asztal kiválasztásánál érdemes figyelembe venni a monitorok, laptopok, dokumentumok és egyéb munkaeszközök helyigényét. Az sem mindegy, hogy egyéni vagy közös munkavégzéshez készül a munkaállomás. Egy többfős csapat számára például más megoldás lehet praktikus, mint egy olyan munkakörben, ahol a kolléga egész nap önállóan dolgozik.
A HelloOffice kínálatában különböző kialakítású irodai asztalok, munkaállomások, vezetői asztalok és tárgyalóasztalok is megtalálhatók, így az eltérő munkakörök és terek igényeihez is kialakítható a megfelelő megoldás. A kábelek elvezetését se hagyjuk az utolsó pillanatra. A megfelelő kábelmenedzsment nemcsak esztétikusabbá teszi az irodát, hanem praktikusabb és rendezettebb munkakörnyezetet is eredményez.
4. Az ergonómiát már az iroda kialakításánál vegye figyelembe
Az ergonomikus iroda kialakítása nem akkor kezdődik, amikor a munkatársak elfoglalják a helyüket. Már az irodai asztalok kiválasztásakor érdemes figyelembe venni a megfelelő munkamagasságot, a munkafelület méretét és azt, hogy a dolgozók kényelmesen tudják-e használni a rendelkezésükre álló teret. A cél nem pusztán az, hogy az iroda jól nézzen ki, hanem hogy a mindennapi munkavégzéshez is megfelelő környezetet biztosítson.
Az ergonómia ráadásul szorosan összefügg az iroda kialakításával. Hiába választunk önmagában jó minőségű asztalt, ha azt túl szűk helyre tesszük, vagy a munkatársaknak nincs elegendő helyük a kényelmes munkavégzéshez. Az ergonomikus iroda tehát nem egyetlen bútor kiválasztásáról szól, hanem az egész munkakörnyezet átgondolt kialakításáról.
5. Ne csak a jelenlegi létszámra tervezzen
Az új iroda kialakításánál gyakori hiba, hogy minden döntés a jelenlegi állapotra épül. De mi történik, ha egy év múlva öt új munkatárssal bővül a csapat? Ha az iroda már most teljesen tele van, a bővülés újabb átalakítással és jelentős költséggel járhat. Érdemes ezért már a bútorozás során gondolni a jövőre is. A rugalmasan átrendezhető munkaállomások, a megfelelő méretű bútorok és a bővíthető megoldások sokkal könnyebbé teszik a későbbi változtatásokat. Egy jó iroda nemcsak a mai igényekre ad választ, hanem lehetőséget biztosít arra is, hogy együtt fejlődjön a vállalkozással.
6. Mikor érdemes egyedi irodabútort választani?
Nem minden helyiséghez megfelelőek a szabvány méretű bútorok. Egy különleges alaprajzú iroda, egy kihasználatlan sarok vagy egy speciális munkafolyamat esetén az egyedi gyártás sokszor jobb megoldást jelenthet. Az egyedi irodabútor egyik legnagyobb előnye, hogy a méret, a kialakítás és az anyaghasználat is az adott térhez és igényekhez igazítható.
A HelloOffice gyártói tapasztalata ebben jelent valódi előnyt: nem kell minden esetben kész méretekhez alkalmazkodni. Egyedi méretű munkaasztalok, tárgyalóasztalok, vezetői asztalok vagy komplett munkaállomások is kialakíthatók az adott iroda adottságaihoz igazodva. Ez különösen akkor lehet fontos, ha a cél a rendelkezésre álló terület maximális kihasználása.
A jó irodaköltözés a tervezéssel kezdődik
Egy új iroda kialakítása akkor lesz igazán sikeres, ha nem az utolsó pillanatban kell eldönteni, hová kerülnek az asztalok és a munkaállomások. A megfelelő bútorozás már a tervezési folyamat része. Érdemes ezért nem pusztán bútorokat keresni, hanem azt átgondolni, hogyan szeretné használni a vállalkozás az új irodát a következő években. A HelloOffice-nál irodai asztalok, munkaállomások és egyedi irodabútorok tervezésében és gyártásában is segítünk, hogy az új iroda ne egyszerűen berendezett, hanem valóban jól működő munkakörnyezet legyen.
Ha új irodába költözik, keresse bizalommal a HelloOffice munkatársait, és segítünk megtervezni és megvalósítani az Ön vállalkozásához illő bútorozást.